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Les frais de déplacement domicile-travail

jeudi 25 mars 2010.

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Depuis début 2009, 50% des frais de déplacement domicile-travail de votre garde à domicile doivent obligatoirement être remboursés si il ou elle utilise les transports en commun. Ils peuvent l’être également en cas d’utilisation du véhicule personnel si vous n’habitez pas en Ile-de-France.

Ce que dit la loi

L’article 20 de la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009 (n°2008-1330 du 17 décembre 2008 JO du 18 décembre 2008) instaure une prise en charge par l’employeur d’une partie des frais de transport engagés par les salariés au titre des trajets réalisés entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette aide peut, sous certaines conditions (décret n° 2008-1501 du 30 décembre 2008 JO du 31.12), être exonérée de cotisations sociales.

Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie. Comme cette possibilité n’est pas offerte par la PAJE sur ses fiches de paie, nous vous recommandons d’établir vos propres bulletins de salaire.

En pratique : votre salarié(e) utilise les transports en commun ou un service public de location de vélos

Vous devez dans ce cas obligatoirement lui rembourser au moins 50% du prix des titres de l’abonnement pour ses déplacements entre son lieu de résidence et votre domicile (sur la base des tarifs de 2è classe, et sur la base du moyen de transport le plus rapide).

Cette prise en charge, même au-delà du seuil de 50 %, sera exonérée de charges sociales.

Si votre nounou est à temps partiel :
-  de plus de 50% (soit plus de 87h par mois) : vous lui devez le même montant que pour un temps plein
-  de moins de 50% : vous lui devez un montant en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps ex : si il ou elle travaille 50h par mois, vous lui devez : 50 / (174/2) h = 50/87=57% de 50% du montant du titre. Soit pour un titre à 100 € : 28,5 €

En garde partagée

Chaque famille doit rembourser la moitié du montant indiqué ci-dessus.

Si vos domiciles respectifs nécessitent des abonnements de transport différents, chaque famille doit rembourser en fonction du titre de transport nécessaire entre SON domicile et le lieu de résidence du ou de la salarié(e).

ATTENTION : pour justifier l’exonération de charges sociales, il est de votre responsabilité de récupérer chaque mois auprès de votre salarié(e) la copie nominative de l’abonnement aux transports en commun ou aux services publics de location de vélos.

Ce montant est exonéré de l’impôt sur le revenu dans la limite des 50% obligatoires.

En pratique : votre salarié(e) vient en voiture

Si votre salarié(e) répond à un des critères ci-dessous, vous pouvez prendre en charge, tout ou partie des frais de carburant (ou d’alimentation électrique pour les véhicules électriques) des déplacements domicile-travail de votre salarié(e). Par contre cette mesure n’est pas cumulable avec le remboursement des frais de transports en commun.

Sont concernés, les salariés :
-  dont la résidence ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France ET d’un périmètre de transports urbains,
-  OU dont la résidence ou le lieu de travail se trouve dans ces zones ; lorsque l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable soit parce que le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d’horaires particuliers de travail (travail de nuit, horaires décalés...)..

Vous ne paierez pas de cotisations sociales sur ces montants à condition qu’ils ne dépassent pas 200 € par an et par salarié (et à condition que les frais réellement engagés par le salarié dépassent cette limite).

Ce montant est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite des 200 €.

Attention : avant de verser cette « prime transport », votre salarié(e) doit vous remettre une photocopie de sa carte grise.

Si votre nounou est à temps partiel :
-  de plus de 50% (soit plus de 87h par mois) : vous pouvez lui verser le même montant que pour un temps plein
-  de moins de 50% (soit moins de 87h par mois) : vous lui devez un montant en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps (ex : si il ou elle travaille 50h par mois, vous lui devez : 50 / (174/2) h = 50/87=57% de 200 € maximum).

En garde partagée

Si votre salariée fait plus de 174h mensuelles au global : Chaque co-famille peut verser 200 € par an, à condition que les frais de carburant de la salarié(e) dépassent bien 400 € annuels.

Si votre salariée fait moins de 174h mensuelles : Chaque co-famille peut rembourser en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps (ex : si il ou elle travaille 50h par mois, vous pouvez lui rembourser chacun : 50 / (174/2) h = 50/87=57% de 200 €)

Questions/réponses

De quels éléments justificatifs dois-je disposer pour verser cette « prime transport » ?

Pour les transports en commun ou la location de vélos, vous devez justifier d’un abonnement ou d’un titre de transport comportant le nom et prénom de votre salarié(e). A défaut (par exemple : l’abonnement n’est pas nominatif), votre salarié(e) doit vous remettre chaque année une déclaration sur l’honneur attestant de son usage de ce transport en commun ou de ce vélo.

Pour les déplacements avec un véhicule personnel, pensez bien à réclamer une copie de la carte grise du véhicule et indiquez à votre salariée que tout changement de véhicule devra vous être signalé par écrit. Indiquez lui également qu’elle devra vous alerter par écrit si le montant des frais de carburant engagés sur l’année est inférieur au montant versé par vous.

Je fournis un véhicule à mon (ma) salarié(e), puis je lui rembourser ses frais de carburant ?

Oui votre salariée est éligible à la prise en charge des frais de carburant, sauf bien sûr si c’est vous qui fournissez ce carburant.

Mon (ma) salarié(e) a souscrit un abonnement TGV, suis-je tenue de lui rembourser ?

Oui, si le trajet le plus court en temps entre votre domicile et le sien consiste bien à prendre le TGV.

Mon (ma) salariée me présente une carte orange 5 zones alors que 3 seulement sont nécessaires pour venir chez mois. Ou mon(ma) salarié(e) me présente un billet 1ere classe. Dois-je lui rembourser 50% de ce titre de transport ?

Non. Lorsque le titre utilisé par le salarié correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de son domicile au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet, c’est-à-dire le trajet le plus court en temps. De même, vous n’êtes tenus de rembourser que sur la base du tarif 2e classe.

Puis-je rembourser plus de 50% des frais de transports de mon(ma) salarié(e) ?

Oui. Et dans ce cas, la totalité de la prise en charge est exonérée de charges sociales MAIS n’est exonérée d’impôts sur le revenu que dans la limite des 50%.

Mon (ma) salariée préfère acheter un ticket chaque jour plutôt que de prendre un abonnement. Dois-je lui rembourser ?

Non. Seuls les abonnements nominatifs (hebdos, mensuels, etc) aux transports en commun sont éligibles à cette prise en charge.

Mon (ma) salariée déménage à plus de 50 km de mon domicile, ses coûts de transport sont multipliés par 3, dois-je lui rembourser ?

L’ACOSS (L’Agence centrale des organismes de Sécurité sociale, caisse nationale des Urssaf) distingue deux cas de figure :
-  le (la) salariée déménage pour obéir à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d’activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d’un membre de sa famille, scolarité des enfants...) justifiables par un document. Dans ce cas, vous êtes effectivement tenus de lui rembourser 50% de ses nouveaux frais de transports en commun
-  soit ce déménagement relève d’un choix personnel.

Dans ce dernier cas :
-  si vous habitez en Ile de France, vous n’êtes tenus de lui rembourser que la part du déplacement effectuée en Ile de France ou son équivalent (carte orange 6 zones)
-  si vous habitez en Province, vous n’êtes pas tenus de lui rembourser ses frais de transport.

Si mon (ma) salariée est malade ou en congés payés une semaine dans le mois, dois-je lui rembourser son titre de transport ?

Oui. La prise en charge des frais de transports collectifs sera effectuée normalement pour les titres d’abonnement qui ont été utilisés au moins une fois dans le mois (ou dans la semaine) pour un trajet domicile-travail, sans abattement pour les jours non travaillés. En cas de maladie prolongée, aucun titre ne peut être pris en charge si le (la) salarié(e) n’a pas effectué au moins un trajet domicile-travail. Dans le cadre des congés payés, si un salarié est en vacances du premier au dernier jour du mois, le titre de transport ne sera pas pris en charge.

Mon (ma) salarié(e) a un titre de transport annuel. Dois-je lui rembourser en une seule fois ?

Non. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

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